Política de Privacidade
Versão 1 — 09/10/2014
1. Introdução
1.1 A MK – IS Consultoria Informática, Lda. e a empresa ATENASOFT, Lda. são duas empresas constituídas sob a forma de sociedades comerciais por quotas, e que aqui doravante se designará por Grupo MK, que se dedicam entre outras à comercialização de aplicações e serviços informáticos.
1.2 Tendo em consideração a proporcionalidade e adequação impostas pela capacidade de alocação dos recursos e meios técnicos ao seu alcance, o Grupo MK está profunda e genuinamente comprometido e empenhado em dar proteção aos seus clientes, prestadores de serviços e colaboradores regulares ou ocasionais, bem como a todos os utilizadores dos diversos suportes e plataformas, físicas e digitais — mormente dossiers em papel, ficheiros digitais, aplicações informáticas e website em uso ou a implementar — no que diz respeito à sua privacidade e ao tratamento e circulação dos seus dados pessoais.
1.3 Um sistema de informação significa um conjunto organizado de elementos utilizados para gestão de informação, seja tal sistema de base manual, automatizada, computadorizada, de pessoas, entre outros. Evidentemente, as disposições do RGPD aplicam-se a todo o tipo de gestão de dados.
1.4 Propomo-nos a identificar na nossa entidade todo o tipo de sistemas utilizados, quem os utiliza, os tipos de dados que são tratados, a forma como os dados são geridos e como são transmitidos quer interna quer externamente.
2. Objetivo
2.1 Quando utiliza e contratualiza os serviços disponibilizados pelo Grupo MK, confia-nos as suas informações. Esta política de privacidade destina-se a ajudar os clientes, prestadores de serviços, bem como todos os colaboradores a compreender os dados que recolhemos, o motivo pelo qual o fazemos e o que efetivamente fazemos com esses dados.
2.2 O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados — doravante designado RGPD — prevê a proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, garantindo a defesa dos direitos e as liberdades fundamentais das pessoas singulares, nomeadamente o seu direito à proteção dos dados pessoais, promovendo a licitude das medidas técnicas, administrativas e organizativas para tal necessárias, nunca descurando, por isso, os direitos que assistem aos respetivos titulares desses mesmos dados.
2.3 O RGPD determina que as empresas têm de ter um fundamento jurídico para efetuarem os tratamentos dos dados. Contudo, independentemente do fundamento jurídico aplicável ao caso concreto, terá sempre o titular desses dados de solicitar os acessos, a retificação e a eliminação dos seus dados ao abrigo do RGPD.
2.4 A missão que nos foi acometida de proteger os seus dados pessoais é um processo contínuo, o que justifica que a nossa Política de Privacidade seja sujeita a alterações. Porém, nenhuma alteração poderá reduzir ou colocar em causa quaisquer dos direitos adquiridos sem o seu expresso consentimento.
2.5 Qualquer alteração à política de privacidade será publicada no nosso site eletrónico e, na eventualidade de tais alterações serem consideráveis, destacaremos a sua alteração. Em todos os casos, manteremos o acesso a versões anteriores num arquivo para consulta.
3. Princípios que vinculam o tratamento de dados pessoais
Qualquer operação com dados pessoais deve ter um determinado propósito, um objetivo concretamente definido, tendo a montante uma causa de tratamento legítimo. Nesse âmbito, o tratamento de dados pessoais deve obedecer aos seguintes princípios:
3.1 Princípio da licitude, lealdade e transparência: os dados pessoais são objeto de um tratamento lícito, leal e transparente em relação ao seu titular, sendo certo que a informação é prestada pelo titular dos dados no momento da respetiva recolha, através de um aviso informativo quanto às operações de tratamento que serão utilizadas.
3.2 Princípio da limitação das finalidades: os dados pessoais são recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, não podendo ser tratados posteriormente de forma incompatível com aquelas finalidades.
3.3 Princípio da minimização: os dados pessoais devem ser adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados.
3.4 Princípio da exatidão: os dados pessoais devem ser exatos e atualizados sempre que necessário, devendo ser adotadas todas as medidas adequadas para que os dados inexatos, tendo em conta as finalidades para que são tratados, sejam apagados ou retificados sem demora.
3.5 Princípio da limitação da conservação: os dados pessoais devem ser conservados apenas durante o período necessário às finalidades para os quais são tratados.
3.6 Princípio da integridade e confidencialidade: os dados pessoais são tratados de forma que esteja garantida a sua segurança, incluindo a proteção contra o seu tratamento não autorizado ou ilícito, bem como contra a sua perda, destruição ou danificação acidental.
4. Qualidade da entidade nos termos do RGPD
4.1. Enquanto responsável pelo tratamento de dados
4.1.1 O Grupo MK, enquanto responsável pelo tratamento de dados, é a pessoa coletiva que, de forma direta e individual e/ou em conjunto com outras, determina a forma, as finalidades e os meios de tratamento desses mesmos dados pessoais.
4.1.2 Nessa medida, o Grupo MK, no âmbito das relações que estabelece enquanto responsável pelo tratamento dos dados para o titular dos mesmos — sejam eles os seus clientes (pessoas singulares), trabalhadores e prestadores de serviços — sempre no cumprimento das disposições legais aplicáveis, determina os dados pessoais recolhidos, os meios de tratamento e as suas finalidades.
4.2. Enquanto subcontratante
4.2.1 Nos termos do RGPD, a "subcontratante" é uma pessoa singular ou coletiva, autoridade pública, agência ou organismo que trata os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes, cfr. artigo 4.º n.º 8 do RGPD.
4.2.2 No âmbito da atividade comercial desenvolvida pelo Grupo MK, seja na prestação de serviços, seja no fornecimento e gestão de aplicações informáticas por si desenvolvidas, a MK figura, nos termos do RGPD, a título de "subcontratante".
4.2.3 Nessas relações, a MK trata dados pessoais de sócios, colaboradores, clientes, utilizadores, pessoas assistidas, ou quaisquer outros "terceiros" que intervenham na relação negocial existente entre a MK e um parceiro/cliente/prestador de serviço, sendo responsável, por conta daqueles, pelo tratamento e armazenamento dos dados, durante o período de duração do vínculo contratual existente.
4.2.4 O tipo de dados pessoais recolhidos nesse tipo de operações compreende o nome, email, telefone/telemóvel, matrícula do veículo automóvel, localização, número de processo, morada de residência, local de carga e descarga, fotografias de veículo, email/username e senha do operador, e dados analíticos e estatísticos do operador.
4.2.5 O Grupo MK, enquanto subcontratante, outorgará com todos os terceiros acima identificados um acordo de regulação de responsabilidades em termos de tratamento de dados pessoais.
4.2.6 Sem prejuízo do disposto no referido acordo, o Grupo MK informará o responsável pelo tratamento dos dados pessoais em caso de qualquer violação dos mesmos que diga respeito às relações diretas ou indiretas provenientes do vínculo existente entre as partes, bem como procederá à competente comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
4.2.7 O Grupo MK auxiliará os responsáveis pelo tratamento de dados na resposta aos pedidos formulados pelos titulares dos mesmos relativos ao exercício dos direitos conferidos nos termos do RGPD.
4.2.8 O Grupo MK estará à disposição do responsável pelo tratamento de dados pessoais a fim de prestar as informações necessárias para a demonstração do cumprimento das obrigações inerentes à relação contratual estabelecida.
4.2.9 O Grupo MK compromete-se a apagar e/ou restituir ao responsável pelo tratamento os dados pessoais que tenham sido disponibilizados, quando termine a relação contratual em vigor.
4.3. Enquanto responsável conjunta
4.3.1 Nos termos do RGPD, quando dois ou mais responsáveis pelo tratamento determinem conjuntamente as finalidades e os meios desse tratamento, ambos são responsáveis conjuntos pelo tratamento, conforme prescreve o artigo 26.º, n.º 1 do RGPD.
5. Conceito de dados pessoais
5.1 Nos termos do artigo 4.º, n.º 1 do RGPD, são dados pessoais "toda e qualquer informação, independentemente da natureza e do suporte em que se encontre armazenada, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável, a qual se domina titular de dados".
5.2 É considerada identificável a pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, nomeadamente por referência a determinados identificadores relevantes, como seja um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.
6. Tratamento de dados pessoais
6.1 O tratamento de dados pessoais consiste numa operação ou num conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.
6.2 Assumimos o compromisso de proteger os nossos clientes, prestadores de serviços e colaboradores de acessos não autorizados, alterações, divulgações ou destruições não autorizadas de informações que se encontram sob a nossa responsabilidade, designadamente através da revisão das nossas práticas de recolha, processamento e armazenamento de informações — incluindo medidas de segurança físicas — bem como restringindo o acesso a informações pessoais apenas a funcionários, contratantes e agentes do Grupo MK que necessitem efetivamente de as conhecer, sujeitos a obrigações estritas de confidencialidade, sem prejuízo da tutela administrativa e jurisdicional prevista na Lei n.º 58/2019, de 08 de agosto — Lei da Proteção de Dados Pessoais.
7. Responsável pelo tratamento de dados pessoais
7.1 O responsável pelo tratamento de dados pessoais pode ser uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou o organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais.
8. Encarregado de Proteção de Dados Pessoais
8.1 O encarregado de proteção de dados tem como função principal garantir que o tratamento de dados pessoais não colida nem prejudique os direitos, liberdades e garantias do titular em causa.
8.2 A sua atuação não depende da dimensão da empresa, mas sim dos riscos que os tratamentos efetuados representam para esses mesmos direitos, liberdades e garantias.
8.3 É obrigatória a presença do encarregado de proteção de dados quando as atividades principais do responsável pelo tratamento ou do subcontratante exijam um controlo regular e sistemático dos titulares dos dados, ou consistam em operações de tratamento em grande escala de categorias especiais de dados (artigo 9.º do RGPD) ou de dados relacionados com condenações penais e infrações (artigo 10.º do RGPD).
8.4 O encarregado de proteção de dados, os responsáveis pelo tratamento, os subcontratantes e todas as pessoas que intervenham em qualquer operação de tratamento de dados estão obrigados a um dever de confidencialidade, a que acresce o dever de sigilo profissional previsto na lei.
8.5 O Grupo MK designou o Encarregado de Proteção de Dados com vista a apoiar a entidade na adoção de medidas que assegurem o cumprimento sistemático das obrigações impostas pelo RGPD, na pessoa de:
8.5.1 Nome: Célia Oliveira
8.5.2 Email profissional: epd@grupomk.pt
9. Tipos de dados pessoais na estrutura empresarial
9.1 No âmbito do recrutamento e da efetiva contratação de colaboradores, é mantido um quadro sumário do tratamento de dados pessoais em função da respetiva finalidade.
9.2 O mesmo se aplica aos dados pessoais de prestadores de serviços, clientes e utilizadores de APIs, para os quais é igualmente mantido um quadro sumário do tratamento em função da respetiva finalidade.
10. Modo de recolha dos dados pessoais
10.1 De acordo com o RGPD, as empresas têm de ter um fundamento jurídico para efetuar qualquer tratamento de dados, sendo certo que ao titular dos dados pessoais são conferidos direitos específicos consoante o fundamento jurídico utilizado.
10.2 Um tratamento de dados pessoais só é lícito se e na medida em que se verifique pelo menos uma das seguintes situações, de acordo com o artigo 6.º, n.º 1 do RGPD: (a) o titular tiver dado o seu consentimento para uma ou mais finalidades específicas; (b) o tratamento for necessário para a execução de um contrato ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular; (c) o tratamento for necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica; (d) o tratamento for necessário para a defesa de interesses vitais do titular ou de terceiro; (e) o tratamento for necessário ao exercício de funções de interesse público ou de autoridade pública; (f) o tratamento for necessário para efeito de interesses legítimos prosseguidos pelo responsável pelo tratamento ou por terceiros, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular, em especial se for uma criança.
10.3 O Grupo MK acautela que os dados recolhidos são efetivamente necessários, limitados e pertinentes para cada finalidade declarada.
10.4 Os dados pessoais são armazenados em bases de dados específicas, podendo ser tratados de forma automatizada ou não automatizada, sempre no estrito cumprimento da legislação relativa à proteção de dados pessoais em vigor.
10.5 Os dados recolhidos pelo Grupo MK nunca serão utilizados para finalidade diversa daquela para a qual foram recolhidos e consentidos, exceto se tal for determinado por norma ou interesse público que prevaleça.
10.6 O titular dos dados terá sempre o direito de se opor ao tratamento e de pedir a sua restrição. A sua oposição será respeitada e o Grupo MK deixará de tratar as suas informações, exceto se o tratamento tiver por base fundamentos legítimos convincentes ou for necessário por motivos legais.
10.7 O Grupo MK, para fins exclusivamente estatísticos, poderá analisar o desempenho das operações, desde que tal não colida com a política de proteção de dados pessoais e demais legislação aplicável.
11. Condições aplicáveis ao consentimento
11.1 Quando o tratamento for realizado com base no consentimento, o responsável pelo tratamento deve poder demonstrar que o titular deu o seu consentimento.
11.2 O titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento, sem que isso comprometa a licitude do tratamento efetuado previamente. O consentimento deve ser tão fácil de retirar quanto de dar.
12. Violação de dados pessoais
12.1 Existe violação de dados pessoais quando ocorra uma violação de segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso não autorizados a dados pessoais.
12.2 Na eventualidade de uma violação, o Grupo MK notifica o responsável pelo tratamento de dados, se aplicável, a autoridade de controlo ou o titular dos dados, consoante a violação seja suscetível de implicar um elevado risco para os direitos, liberdades e garantias do titular.
12.3 Em caso de violação, o Grupo MK diligenciará pelo cumprimento da notificação a que aludem os artigos 33.º e 34.º do RGPD.
13. Duração da conservação dos dados pessoais
13.1 O prazo de conservação de dados pessoais é o fixado por norma legal ou regulamentar ou, na sua falta, o necessário à prossecução da finalidade.
13.2 Quando não seja possível determinar antecipadamente o momento em que os dados deixam de ser necessários, é lícita a sua conservação, desde que adotadas medidas técnicas e organizativas adequadas a garantir os direitos do titular.
13.3 Quando os dados forem necessários para comprovar o cumprimento de obrigações contratuais ou de outra natureza, podem ser conservados enquanto não decorrer o prazo de prescrição dos direitos correspetivos.
13.4 Quando cesse a finalidade que motivou o tratamento, o responsável pelo tratamento deve proceder à destruição ou anonimização dos dados.
14. Direitos do titular dos dados pessoais
14.1 O titular dos dados pessoais deve ser informado sobre todas as operações realizadas sobre os seus dados, de forma esclarecida e livre, permitindo-lhe o exercício pleno dos seus direitos.
14.2 A par dos direitos "ARCO" — acesso, retificação, cancelamento e oposição — há ainda a considerar: o direito de portabilidade dos dados; o direito de não sujeição a decisões tomadas apenas com base em tratamento automatizado (profiling); o direito à limitação do tratamento; o direito a um prazo de resposta no exercício dos direitos; o direito a ser informado em caso de violação dos seus direitos; o direito à proteção dos seus dados; e o direito de apresentar queixa junto de Autoridades de Controlo.
14.3 O titular tem o direito de obter do responsável pelo tratamento a confirmação de que os dados que lhe dizem respeito são ou não objeto de tratamento e, sendo esse o caso, aceder aos seus dados pessoais e à informação sobre a finalidade do tratamento, as categorias de dados em questão, o prazo previsto para a conservação, a existência do direito de solicitar a retificação, o apagamento ou a limitação do tratamento, o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo, e a origem dos dados quando não recolhidos junto do titular.
14.4 Cabe ao Grupo MK adotar os mecanismos mais eficientes para que seja assegurado aos titulares dos dados o exercício dos respetivos direitos, incluindo o acesso, atualização, retificação, eliminação, limitação e portabilidade dos seus dados.
15. Segurança e privacidade no tratamento de dados
15.1 De modo a evitar a divulgação acidental, intencional ou indevida dos dados pessoais, o Grupo MK implementa um conjunto rigoroso de medidas técnicas e organizativas capazes de proteger os dados pessoais contra qualquer forma de tratamento ilícito.
15.2 O Grupo MK compromete-se a desenvolver todos os esforços para garantir que essas medidas sejam cumpridas por todos os que tiverem permissão para aceder aos dados pessoais.
16. Disponibilização de dados pessoais a terceiros
16.1 Terceiro é a pessoa singular ou coletiva, autoridade pública, serviço ou organismo que não seja o titular dos dados, o responsável pelo tratamento, o subcontratante ou as pessoas autorizadas a tratar os dados sob a autoridade direta destes.
16.2 Quando tal suceda, o terceiro deve assegurar a proteção dos dados pessoais, utilizando as mesmas medidas técnicas e organizativas utilizadas pelo responsável pelo tratamento.
17. Comunicações comerciais e promocionais
17.1 O Grupo MK procede ao tratamento de dados pessoais fornecidos pelos titulares para o envio de comunicações eletrónicas com informações relativas a comunicações comerciais e promocionais.
17.2 Sempre que o Grupo MK fizer uma comunicação deste tipo, a mesma será direcionada exclusivamente aos titulares dos dados que a tenham autorizado previamente e de forma expressa.
18. Cookies
18.1 Os cookies são ficheiros com pequenos fragmentos de informação que são descarregados do seu dispositivo quando visita um website.
18.2 Os cookies ajudam o website a memorizar informações sobre a sua visita, como o idioma preferido e outras definições, tornando a próxima visita mais útil.
18.3 O Grupo MK pode utilizar cookies no seu website, bem como em aplicações e sistemas informáticos por si desenvolvidos, para facilitar a navegação, guardar preferências e melhorar a experiência de utilização.
18.4 Se não desejar receber cookies, pode configurar o seu computador ou dispositivo móvel para o avisar sempre que receber um cookie, ou desativá-los através do seu programa de navegação — o que poderá impedir o acesso a algumas funcionalidades.
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19. Exercício dos direitos do titular dos dados
19.1 De acordo com o RGPD, pode exercer a todo o momento os seus direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade. O encarregado de proteção de dados do Grupo MK pode ser contactado através de epd@grupomk.pt.
19.2 O Grupo MK garante, como estabelecido no RGPD, o prazo de um mês (prorrogável por dois meses quando justificável) para dar resposta às solicitações.
19.3 Para exercer qualquer um dos seus direitos, pode preencher o formulário próprio: Direitos sobre os dados — Atena.
19.4 O responsável pelo tratamento procurará responder o mais breve possível, tendo no máximo 30 dias para o fazer, de forma clara, concisa e suficiente.
19.5 Sem prejuízo de qualquer outra via de recurso administrativo ou judicial, tem o direito de apresentar reclamação junto da CNPD ou de outra entidade de controlo competente, caso considere que os seus dados não estão a ser tratados de forma legítima.
20. Autoridade de Proteção de Dados
20.1 Em Portugal, a autoridade de controlo é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): Avenida D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa · geral@cnpd.pt · cnpd.pt.
21. Reclamações
21.1 Se tiver razões para crer que o seu direito à privacidade foi violado, deve contactar em primeiro lugar o encarregado de proteção de dados do Grupo MK. Caso não fique satisfeito com o resultado, pode apresentar queixa junto da CNPD, através do formulário disponível em cnpd.pt.
Dúvidas sobre esta política? Contacte-nos através de geral@atenasoftware.pt.